Instruction des Exigences d’Achats

Le présent document est applicable s’il est appelé dans la commande. Il définit les conditions générales qualité applicables pour la fabrication et la livraison de matériels destinés aux activités d’AEN. Il découle directement des exigences spécifiées dans la norme ISO 9001 / EN 9100 .

Les exigences présentes dans chaque commande sont complémentaires du présent document. (ex : exigences clients).

Si des contradictions existent, les exigences de la commande sont prioritaires.

Tout écart éventuel d’application doit faire l’objet d’un accord formalisé entre AEN et le Fournisseur

Le Fournisseur a mis en place un Système de Management de la Qualité répondant à la norme ISO 9001 / EN 9100 ou, il s’engage à appliquer les exigences relatives à la fabrication décrite dans cette norme aux commandes liées au document présent.

Le Fournisseur transmettra à AEN tous les justificatifs d’agréments, de certification, d’habilitation, d’attestation et de maintien de son système de management de la qualité.

Le Fournisseur doit veiller à ce que les personnes soient au courant de:

• leur contribution au produit ou service conforme
• leur contribution à la sécurité des produits
• l’importance d’un comportement éthique

Le Fournisseur doit planifier, mettre en œuvre et maitriser les processus de surveillance pour prévenir de l’utilisation de pièces contrefaites/suspectes et pour gérer les pièces d’obsolescence.

Chaque livraison sera accompagnée

• de l’engagement du Fournisseur sur la conformité des fournitures à tous les éléments transcrits dans la commande ainsi que du respect de toutes les exigences liées. Cet engagement sera formalisé dans une Déclaration de Conformité (DC) suivant le modèle 3 de la norme NF L 00-015 C.
• des enregistrements des contrôles réalisés avant livraison (PV de contrôle, feuille de mesure,…) si demandés.

La date de fabrication sera indiquée sur l’article, le conditionnement, la déclaration de conformité AEN, ses clients et/ou les autorités, se réservent le droit d’effectuer des contrôles ou vérifications dans les locaux du Fournisseur (ou de ses propres sous-traitants) de la conformité des fournitures suivant les exigences spécifiées dans la commande. En aucun cas, ces contrôles ou vérifications à la source ne déchargent le Fournisseur de sa responsabilité de fournir un produit conforme aux exigences spécifiées, ni exclure un éventuel refus du produit par le client.

Si des contrôles par échantillonnage sont prévus, les critères d’acceptation des lots doivent être approuvés par AEN.

Le Fournisseur doit informer AEN si la fourniture contient une substance de la liste candidate à l’autorisation à plus de 0,1% en poids par rapport à celui du composant contenant la substance.

L’annexe XIV du règlement REACH 1907/2006/EC relative à la liste des substances SVHC soumises à autorisation, évolue régulièrement. Le Fournisseur doit donc se tenir informé de toute évolution de la réglementation et d’en informer AEN si une évolution venait à impacter la fourniture.

En cas d’interdiction d’une substance, il est nécessaire d’informer AEN des actions mises en œuvre pour la remplacer et de la date effective de remplacement de cette dernière. Pour toute nouvelle fourniture, le Fournisseur doit envoyer à AEN la déclaration REACH l’informant de l’absence de substances de la liste candidate en vigueur.

AEN demande la conformité à la directive RoHS 2011/65/UE pour toute pièce hors précisions spécifiques à la commande. Pour toute nouvelle fourniture, le Fournisseur doit envoyer à SEF Industrie une déclaration RoHS 2011/65/UE ou à minima indiquer la conformité de la fourniture à la directive sur son AR de commande ou tout autre document contractuel.

Le Fournisseur s’engage à communiquer dans les plus brefs délais toute information pouvant contrarier la bonne exécution de la commande.

Le Fournisseur demandera toute explication, confirmation ou complément d’information à AEN si des exigences ou des éléments de dossier ne semblent pas suffisamment explicites.

Sur demande d’AEN, des échantillons initiaux seront réalisés pour valider la conception des fournitures.

Sur demande d’AEN, une revue de premier article (dans le cas de fourniture / matériel nouveau, ou après une évolution de définition, de procédé, de lieu de fabrication,…) sera réalisée à l’occasion de la livraison du premier article de série. Cette revue sera réalisée conformément à la norme EN 9102.

Le Fournisseur sera capable de retrouver rapidement les antécédents d’une fourniture (définition, fabrication, contrôle, opérateurs, opérations, moyens), sa configuration (en développement, fabrication « jusqu’à la livraison » ou réparation) ainsi que les enregistrements attestant de sa conformité (déclaration de conformité, résultats d’analyse, PVRI,…). Durée de l’exigence : voir paragraphe 12.

Le Fournisseur s’engage à informer AEN de toute mise en place de sous-traitance ainsi que de tout changement de sous-traitant.

Le Fournisseur répercutera à ses propres « sous-traitants » directs ou de rang inférieur ces exigences. Il s’engage à livrer à AEN des fournitures réalisées (quel que soit le découpage industriel) par des « sous-traitants » respectant toutes ces exigences.

Lorsque des sous-traitants sont imposés par AEN (dans la commande, les documents appelés), le fournisseur ne peut s’adresser qu’à ceux-ci.

Le fournisseur doit notifier à AEN les changements impactant le processus, produits ou services, y compris les changements de prestataire externes ou de lieu de production et obtenir son accord.

Pour les produits « catalogue », le Fournisseur (fabriquant ou distributeur) s’engage à prévenir AEN de toute évolution modifiant l’aspect, les dimensions, la fonction ou la conformité de la fourniture par rapport à la commande. Toute évolution de la référence de l’article doit faire l’objet d’une demande de dérogation.

Lorsque le Fournisseur juge qu’une non-conformité peut être acceptable, il transmet une demande de dérogation à AEN.

Les dérogations doivent être acceptées par AEN avant la livraison des matériels concernés.

Le Fournisseur s’engage par ailleurs à informer AEN dans le délai le plus court, de tout défaut découvert en cours de fabrication susceptible d’affecter la qualité des fournitures antérieurement livrées.

Chaque livraison sera réalisée de manière à faciliter au maximum, l’identification de toutes les fournitures, des éventuelles dérogations, des articles gérés à péremption, des précautions particulières de manipulation,…

Les documents d’accompagnement, (DC, enregistrements,…) seront facilement accessibles sans ouverture des colis.

La propriété du client AEN (ex : pièces types, kits, outillage,…) est identifiée, gérée, protégée, à disposition d’AEN,… durant toute la durée des relations entre les deux entreprises. Le Fournisseur informera sans délai indu, AEN lorsqu’une anomalie sera détectée sur la propriété du client.

Lorsque des « pièces types » ont été mises en place par AEN, elles sont considérées comme des moyens de contrôle, et donc, sont gérées comme tel.

L’archivage de tous les documents du dossier de fabrication et de contrôle ainsi que de tous les enregistrements liés, est assuré pour une durée correspondant à la vie de l’équipement. A la fin des relations entre les deux entreprises, ou après dix ans, le Fournisseur doit ou peut transmettre les dossiers à AEN pour poursuite de la conservation.

Le Fournisseur permettra, à la DGAC, aux représentants d’AEN accompagnés le cas échéant par les Autorités et ou par son client, le libre accès à la partie de ses ateliers et postes de contrôle où sont fabriqués, essayés et contrôlés les fournitures relatives à l’exécution des commandes d’AEN. Le Fournisseur mettra à disposition, tous les enregistrements correspondants.

Le Fournisseur doit respecter de façon rigoureuse l’obligation du secret industriel. Il est tenu notamment de prendre toutes les dispositions nécessaires pour que les spécifications, formules, dessins ou détails de fabrication relatifs aux commandes d’AEN ne soient communiqués ou dévoilés à des tiers par lui-même, par ses employés ou par ses propres sous-traitants, sans accord écrit préalable d’un représentant autorisé d’AEN.